FormationsMise à jour le 12/06/2020
La plateforme vous permet de dématérialiser la gestion de vos formations. Il existe 2 types de formation :
- Les formations publiques qui sont disponibles à l'inscription tout public
- Les formations privées qui elles ne sont pas disponibles à l'inscription tout public (par exemple formation pour une entreprise)
Organigramme des droits
La plateforme Unions-Pompiers propose plusieurs niveaux de droits d'accès. Cela la rend donc compatible avec une décentralisation du fonctionnement des formations.
La gestion des formations de A à Z
1) Création de la formation
Cas d'une formation public
Cas d'une formation privée
2) Attente de validation des formations :
-
SI c’est une formation privée
-
SI c’est une formation publique
Générer une convention
-
Valider la formation
3) Formation à venir :
Inscrire les stagiaires
-
Rechercher et valider les formateurs.
-
Valider les stagiaires.
-
Envoyer les consignes aux formateurs.
-
Téléchargement du dossier formation .
4.A) [SANS MODULE COMPTABILITE] Facturation de la formation
4.B) [AVEC MODULE COMPTABILITE] Facturation de la formation
5) Envoi du dossier formation complété par le formateur
6) Edition des diplômes
7) Clôture de la formation
Les formations publiques sont généralement celles réalisées dans les casernes. Lors de la création de la formation par le gestionnaire (ou par un responsable local de la formation) il convient de ne pas cocher la case « Formation privée » ce qui permettra aux civils de s’inscrire directement depuis la page d’inscription tout public d’Unions-Pompiers.fr.
Afin de limiter la prolifération des fiches client vierges, veuillez indiquer le numéro client correspondant à celui de votre UD.
Les formations privées sont celle réalisées exclusivement pour les entreprises. Elles sont généralement interdites d’inscription au public. Vous pouvez créer la formation de la même manière qu’une formation public (directement depuis la page « Créer une formation » mais en cochant la case « Formation privée ». Néanmoins, dans un souci de gain de temps pour vous nous vous conseillons de demander à l’organisme demandeur de remplir le formulaire accessible aux professionnels et groupes sur Unions-Pompiers.fr
Les informations ainsi recueillies vous permettront de réaliser toutes les étapes de la formation sans avoir à les saisir vous-même.
Une fois la formation créée elle sera accessible dans l’onglet « formation en attente de validation » dons vous trouverez les informations complémentaires ici
Si la formation est privée vous allez devoir établir un devis. Si vous disposer du système de création de devis et de facture directement intégré à la plateforme cliquez tu le bouton « Créer devis » et établissez celui-ci comme indiqué iciSinon indiquez simplement le numéro de devis dans l’encart « Numéro comptable ». Une fois le devis envoyé cliquez sur « Devis envoyé ». La ligne correspondant à la formation passe alors en couleur bleu ciel.
Si c’est une formation publique vous pouvez vous rendre dans la page de modification de la formation afin de vérifier les éléments renseignés, attribuer un lot et/ou valider la formation pour qu’elle puisse être accessible à l’inscription aux civils et aux formateurs.
Il vous sera peut-être utile de générer une convention. Pour ce faire vous devez suivre la procédure suivante : ici
Un fois la formation confirmée cliquez sur « valider »
Vous avez validé la formation, la date est donc confirmée vous allez devoir :
Inscrire les stagiaires. Si la formation est ouverte au public la formation va se remplir toute seule lorsque les stagiaires s’inscriront depuis le site Unions-Pompiers.fr. Si la formation est privée vous pouvez:
o Soit inscrire vous-même les stagiaires à partir des données qui vous seront communiquées par l’organisateur
o Soit (comme nous le préconisons) communiquer à l’organisateur le « Lien d’inscription externe » de la formation. Pour ce faire : Clique droit sur l’icône du lien d’inscription externe puis « Copier l’adresse du lien ». L’organisateur pourra ainsi lui-même inscrire ses stagiaires ce qui vous permettra de ne pas avoir à saisir les informations vous-même pour l’édition des diplômes.
Information
Vous trouverez plus d'information sur l'inscription de stagiaires ici
En vert les stagiaires déjà validés, en jaune ceux qui ne le sont pas encore. Pour modifier les informations d’un stagiaire cliquez sur son nom. Pour valider l’inscription de celui-ci lors de la réception du chèque, indiquez à la ligne correspondant dans la colonne « Référence de règlement » le numéro de chèque et cliquez sur « Valider ». Le stagiaire reçoit un mail de convocation automatique. Vous pouvez à tout moment transférer le stagiaire sur une autre formation ou la liste d’attente. Si vous disposez du système de création de facture, celle-ci peut être réalisée en cliquant sur « Créer facture ».
Rechercher et valider les formateurs. La formation étant validée ceux-ci peuvent directement postuler depuis leurs espaces personnels. Si toutefois vous n’avez pas de candidature cliquez sur « Relance » pour envoyer un mail d’appel à tous les formateurs afin de les inciter à postuler sur la plateforme. Vous pouvez ajouter manuellement une disponibilité en cliquant sur « Ajouter formateur ». Pour valider les disponibilités, cliquez sur l’icône « Valider formateur » à la ligne correspondant à la formation.
Sur cette page vous trouverez la liste des formateurs ayant postulés à la formation. En vert ceux qui sont déjà validés et en jaune ceux-qui ne le sont pas. Les compétences de chacun sont également précisées.
La formation peut nécessiter une validation des stagiaires n’ayant pas payés par carte bancaire
Après avoir enregistré les renseignements (adresse, horaire, matériel, lieu, consignes particulières, ect..) dans la page de modification de la formation vous pouvez envoyer les consignes aux formateurs via le raccourci « Consignes » ou à tout moment depuis le tableau des formations à venir en cliquant sur l’icône « Consignes » sur la ligne correspondant à la formation.
Un fois les stagiaires inscrits et validés, le formateur (ou le gestionnaire) peut télécharger le dossier de la formation. Pour ce faire, il doit se rendre sur la page « Dossier formation »
Astuce
Vous pouvez télécharger le dossier en cliquant sur l’icône « Dossier formation » sur les page « Postuler formation » et « Formations à venir »
Si il s’agit d’une formation pour un organisme tiers (formation privée) :
Pour éditer une facture, sur la plateforme Unions-Pompiers, allez dans « Formation » -> « formation à clôturer ». Dans ce tableau les cases rouge au niveau de la colonne « modifier » indique que la facture n’a pas été faite. Cliquez sur le bouton « Modifier Formation ».
Sur la page de modification formation, descendez au niveau du cadre « Gestion des pièces comptables ». indiquez le numéro de facture selon vôtre numérotation, sélectionner le numéro client (par défaut il s’agit du numéro client de formation) et indiquez le prix. Cliquez ensuite sur « Ajouter »
Information
Si la facture correspond à plusieurs formation, cette opération doit être réalisée sur chacune des formations de la facture.
Astuce
Si vous souhaitez enregistrer une facture pour un stagiaire, selectionnez le stagiaire dans la liste dans le champs client.
La facture créée apparait désormais dans le tableau « facture ». Par défaut l’état est indiqués comme « facture envoyée ».
Information
Vous pouvez à tout moment changer l’état des factures et supprimer la facture..
Une fois la facture réalisée et envoyée, entrez le numéro de facture et cliquez sur « facture envoyé ». La ligne passe alors en bleu. Lors de la réception du règlement, à la ligne correspondant à la facture, entrez la référence du règlement en cliquez sur « Payée ». La ligne passe alors en vert.
Pour éditer une facture, sur la plateforme Unions-Pompiers, allez dans « Formation » -> « formation à clôturer ». Dans ce tableau les cases rouge au niveau des colonnes « modifier » et « créer facture » indique que la facture n’a pas été faite. Cliquez sur le bouton créer facture.
Information
Si vous disposez du systeme de génération de devis et de facture de la plateforme retrouvez ici les informations necessaire à la création de facture
ici Le dossier est alors accessible dans la colonne dossiers formation (de couleur bleu si le dossier a été envoyé) de la page formation en attente de clôture. Une fois téléchargé, cliqué sur le bouton archivé.
la case devient alors verte. Les dossiers sont concervé 3 mois sur le serveur Unions-Pompiers.fr et seront automatiquement supprimés.
Vous trouverez la notice d'utilisation complète ici
Une fois les diplômes imprimés vous pouvez clôturer la formation depuis la page des formations en attente d’être clôturer
Organigramme des droits
La plateforme Unions-Pompiers propose plusieurs niveaux de droits d'accès. Cela la rend donc compatible avec une décentralisation du fonctionnement des formations.
Formations en attente de validation
Les formations qui se trouvent dans ce tableau ne sont pas encore validées par le gestionnaire. Elles ne sont donc ni accessibles par les stagiaires, ni par les formateurs. Dès lors qu'une formation est créée par le gestionnaire ou un responsable local (ou un organisme via la demande de formation en ligne) celle-ci sera en attente ici jusqu'à validation.
Information
Si vous souhaitez modifier la date de la formation, cliquez sur le bouton modifier, puis - une fois sur la page de modification - sélectionnez la date qui vous convient dans le cadre Date du premier jour se trouvant à droite.
Formations à venir
Un fois validée - et jusqu'à ce que la date de la formation soit dépassée - la formation sera accessible ici. Le tableau vous permet d'accéder à toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion d'une formation validée (validation du personnel, des stagiaires, gestion de la logistique, impression des dossiers formations et des conventions).
Formations en attente de clôture
Lorsque la formation est passée, elle sera automatiquement transférée vers cette interface où vous pourrez réaliser diverses actions de gestion mais aussi accéder aux dossiers formations soumis par les formateurs.
Attention
Dans un souci de gestion du stockage des données, les dossiers formations ne seront conservés que 3 mois sur la plateforme.
Astuce
Si le formateur n'a pas envoyé le dossier, vous pouvez néanmoins indiquer l'avoir reçu en cliquant sur le bouton reçu.
Danger
Veillez à ne clôturer une formation que dans le cas où les diplômes ont été effectivement produits et imprimés. La clôturation entraîne certaines actions irréversibles comme la suppression des stagiaires non validés et les disponibilités des formateurs non validées.
Cependant, il est possible de déclôturer une formation via la page de modification de celle-ci en décochant la case formation clôturée.
Suivi des facturations
Sur ce tableau apparaîtront toutes les factures. La couleurs de la ligne dépend de l'état. Par défaut les factures payées et les factures pour les stagiaires n'apparaissent pas.
Astuce
Lorsque vous cliquez sur le bouton payée, la ligne correspondante devient de couleur verte. Si vous disposez du systeme de génération de facture sur la plateforme, la facture sera indiquée comme acquitée.
Gestion des paies
Le suivi des paies permet aux gestionnaires d'indiquer le volume horaire et le taux horaire correspondant à la formation réalisée par le/les formateur(s). Chaque ligne correspond à une disponibilité validée.
Information
Le trésorier n'aura accès qu'aux lignes ayant été indiquées comme traitées par les gestionnaires.
Astuce
Il vous est possible de reporter la date de paie d'un agent en indiquant dans la case appropriée le mois et l'année du report sous le format MM/AAAA
Inscription des stagiaires
La plateforme vous permet une grande flexibilité dans la gestion des stagiaires vous permettant (à vous ou à un tiers) d'inscrire les stagiaires avant et après la formation.
- Via la page d'ajout de stagiaire accessible par les gestionnaires et les formateurs :
- Via le lien d'inscription externe, donnant accès à un formulaire ne nécessitant pas de connexion. Nous vous recommandons de l'envoyer directement à votre client dans le cadre d'une formation privée pour qu'il puisse inscrire lui-même ses stagiaires :
- Formations à venir
- Formations en attentes de validation
- Formations en attentes de clôturation
- Suivi des facturations
Astuce
Ce lien est accessible dans les tableaux :
Rechercher un stagiaire
La recherche d'un stagiaire pourra vous être nécessaire. Pour cela vous pouvez simplement vous rendre sur la page Rechercher stagiaire et indiquer le nom de celui-ci.
Soumettre un dossier formation
Afin de faciliter la gestion et réduire le délai entre la formation et l'édition du diplôme, nous vous proposons un système complet permettant aux formateurs d'envoyer leurs dossiers de formation.
Depuis le PC
Information
La case du tableau correspondant au champ de chargement du dossier passe en vert lorsqu'un dossier a déjà été soumis, mais rien n'empêche de remplacer le dossier déjà soumis.
Edition des diplomes avec publipostage
L’édition des diplômes depuis la plateforme se fait depuis la section « Diplômes » ou « Formation à cloturer » ". Une fois la formation terminée et le dossier formateur réceptionné, rendez-vous dans « Diplôme » puis sélectionnez l’onglet « Générer ».
Information
Les couleurs des lignes vous indiquent si le dossier formateur a bien été reçu (bleu), si les diplômes ont été édités (vert) ou non édités (orange).
Méthodologie étape par étape :
- Selectionnez la ligne correspondant à la formation dont vous souhaitez éditer les diplômes
- Dans la colonne « 1er numéro de diplôme » indiquez le numéro écrit sur le premier diplôme de votre pile que vous allez entrer dans votre imprimante
- Cliquez sur « Editer »
- Toutes les personnes ayant été validées sur la formation apparaissent dans ce tableau. En fonction des résultats du PV de formation, vous pouvez valider l'obtention du diplôme en cliquant sur « Accorder ». La ligne passe alors en vert.
- Une fois les diplômes accordés, cliquez sur « Télécharger les diplômes ». Un fichier zip va alors se télécharger contenant tous les diplômes de la session.
- Ouvrez le fichier word dans le zip et lancez l'impression des diplômes en sélectionnant l'imprimante contenant les diplômes que vous aviez préalablement insérés.
Information
En cliquant sur « Accorder » un mail est envoyé aux stagiaire contenant le lien vers le sondage de satisfaction. Ce mail est personnalisable depuis l'espace de paramétrage des mails.
Information
En cliquant sur « Télécharger étiquettes d'adressage » vous téléchargerez un document word contenant la liste des adresses d’envoi des diplômes de vos stagiaires. Le document est formaté pour être imprimé sur des planchettes étiquettes 2*6. Cela vous permettra de gagner du temps sur l’envoi de l’envoi du diplôme.
Astuce
Vous pouvez à tout moment générer une attestation de réussite en cliquant sur « Attestation de réussite » sur la ligne correspondant au candidat.
Après avoir validé tous vos stagiaires, si vous vous rendez compte qu'il y a eu un absent, vous pouvez annuler son diplôme. Néanmoins une telle action va créer un « trou » dans la numérotation. Pour corriger ce problème le bouton « Rédordonner a partir de X » va recommencer la numérotation de tous les stagiaires de la formation en partant du premier numéro de la série. Attention toutefois, cette action est a réaliser uniquement si tous les numéros de diplômes proviennent du même paquet de feuille.
Edition des diplomes dématérialisés
La dématérialisation des diplômes est un possibilité de la plateforme Unions-Pompiers.fr. Pour l’activer vous devez :
- Acheter des numéros de diplômes à la boutique officielle de la FNSPSF.
- Activer la dématérialisation des diplômes dans « Paramétrage » -> « Information Union ».
- Le compteur sera remis à jour par nos soins.
L’édition des diplômes depuis la plateforme se fait depuis la section « Diplômes ». Une fois la formation terminée et le dossier formateur réceptionné, rendez-vous dans « Diplôme » puis sélectionnez l’onglet « Générer ».
Information
Les couleurs des lignes vous indiquent si le dossier formateur a bien été reçu (bleu), si les diplômes ont été édités (vert) ou non édités (orange).
Méthodologie étape par étape :
- Sélectionnez la ligne correspondant à la formation dont vous souhaitez éditer les diplômes
- Dans la colonne « Edition numérique » cliquez sur « Edition numérique »
- Toutes les personnes ayant été validées sur la formation apparaissent dans ce tableau. En fonction des résultats du PV de formation, vous pouvez valider l'obtention du diplôme en cliquant sur « Valider diplôme ». La ligne passe alors en vert.
- Une fois les diplômes accordés, cliquez sur « Imprimer tous les diplômes ». Un document comprenant tous les diplômes s’affiche. Charge à vous de lancer l’impression sur du papier conforme.
Information
En cliquant sur « Valider diplôme » un mail est envoyé aux stagiaire contenant le lien vers le sondage de satisfaction. Ce mail est personnalisable depuis l'espace de paramétrage des mails.
Danger
En cliquant sur « Valider diplôme » un diplôme est décompté de votre compteur. Vous ne pouvez en aucun cas modifier un diplôme. En cas d’erreur il faudra invalider le diplôme puis en rééditer un nouveau sans possibilité de récupérer l’ancien.
Information
La réglementation interdit la réédition des diplômes. Il est alors interdit de sauvegarder les fichiers de diplômes et les de les envoyer par email. Le fichier est disponible 48 heures sur la plateforme et ne sera plus téléchargeable
Si nécessaire, vous pouvez annuler un diplôme (faute d’orthographe, informations erronés..). Pour cela cliquez sur invalider puis modifier la fiche du stagiaire et cliquez de nouveau sur « Valider diplôme ».
Un nouveau diplôme est alors attribué. L’ancien est perdu. Pour demander un remboursement vous pouvez contacter la boutique de la fédération
Information
En cliquant sur « Télécharger étiquettes d'adressage » vous téléchargerez un document word contenant la liste des adresses d’envoi des diplômes de vos stagiaires. Le document est formaté pour être imprimé sur des planchettes étiquettes 2*6. Cela vous permettra de gagner du temps sur l’envoi de l’envoi du diplôme.
Astuce
Vous pouvez à tout moment générer une attestation de réussite en cliquant sur « Attestation de réussite » sur la ligne correspondant au candidat.
Générer une convention formation
Les conventions formation sont accessibles depuis la page « Formation en attente de validation » et « Formations à venir ». La colonne correspondante étant cachée par défaut vous devez la rendre visible depuis le paramétrage des colonnes du tableau. Pour télécharger une convention, cliquez sur l'icone dans la colonne « Convention » à la ligne correspondante.
Ajouter un véhicule ou un lot sur une formation
Pour affecter un véhicule ou un lot sur une formation vous devez vous rendre sur la page de modification de la formation. Dans la colonne de droite de la page de modification apparaissent les section « Affecter véhicule » et « Affecter lot ».
Depuis celles-ci vous pouvez sélectionner dans la liste déroulante les véhicules (ou les lots) et les affecter sur la formation. Pour voir et supprimer les véhicules et les lots engagés sur la formation, utilisez la section « Supprimer véhicule » et « Supprimer lot ».
