D.P.S.Mise à jour le 12/07/2020

La gestion des DPS de A à Z

La plateforme permet de dématérialiser les demandes de DPS. Si un client vous fait une demande de DPS vous devez le rediriger sur Unions-Pompiers.fr -> Choix du département -> Demande de DPSLa plateforme permet de dématérialiser les demandes de DPS. Si un client vous fait une demande de DPS vous devez le rediriger sur Unions-Pompiers.fr -> Choix du département -> Demande de DPS

• 1) Demande de DPS par un organisme tiers




A l’issue de la demande de DPS, un mail de confirmation est envoyé à l’organisme demandeur. Une copie de celui-ci est également transmise au mail DPS en incluant l’adresse IP du demandeur. Nous vous conseillions de le garder en archive.

Information

Afin de se conformer à la réglementation il est demandé à l’organisateur de réaliser une demande de DPS par jour de manifestation.

• 2)Etude et traitement de la demande de DPS

Une fois la demande de DPS réalisée elle sera accessible dans l’onglet « DPS en attente de validation » depuis le compte des gestionnaires DPS. Tant que le DPS se trouve dans ce tableau, il ne sera pas possible aux adhérents d’y postuler.




Chaque ligne du tableau correspond à une demande de DPS, vous y trouverez toutes les informations pour l’élaboration du devis. Le RIS est automatiquement calculé par le système lors de la demande de DPS. Les étapes dans le traitement de la demande de DPS sont :

• Réalisation du devis :

  devis soit à l’aide de votre propre logiciel de comptabilité soit en utilisant le système intégré dans la plateforme comme indiqué ici Une fois le devis réalisé et envoyé au client.

• Marqué de le devis comme étant envoyé :

  entrez le numéro de devis dans la colonne « Numéro comptable » puis cliquez sur « Envoyer devis ». La ligne passe alors en bleu.

• Générer la convention DPS :

  en cliquant sur l’icône convention à la ligne correspondante, retrouvez plus d'information ici

• Valider le dps :

  • Une fois la convention réceptionnée, cliquez sur l’icône « modifier » du DPS pour accéder à la page des informations. Vérifiez et renseignez les informations nécessaires aux adhérents (type de personnel recherché, nombre d’agent recherchés, véhicule et lot affectés sur le DPS).

  

  
  Vous pouvez maintenant le valider directement depuis le raccourci sur la page de modification ou alors depuis « DPS en attente de validation » à la ligne correspondante.

Astuce

Vous pouvez à tout moment valider un DPS sans avoir effectué toutes les étapes précédentes.

• 3) DPS à venir

Une fois le DPS validé, il est alors accessible aux adhérents pour qu’ils puissent y postuler via l’onglet « Postuler DPS ».



De la validation du DPS jusqu’au jour de celui-ci il vous sera nécessaire de réaliser les étapes suivantes :

• Rechercher des secouristes :

  pour aider vos recherches (ou en cas d’urgence) cliquez l’icône « Relance » à la ligne correspondant au DPS afin d’envoyer un mail à tous vos adhérents ayant validés leurs comptes sur Unions-Pompiers.fr. Vous avez également la possibilité d’en ajouter manuellement en cliquant sur l’icône « Ajouter personnel ». Une fois votre personnel complet, sélectionner dans la liste déroulante des états : « Complet » pour que la ligne passe en couleur orange.

• Valider les secouristes

  depuis l’interface dédiée en cliquant sur l’icône « Valider » à la ligne correspondante.

• Déclarer vos secouristes à l’URSSAF (si nécessaire).

  Pour cela rendez-vous sur le site de l’URSSAF et utilisez les informations contenues dans le tableau qui sera accessible en cliquant sur l’icône « Déclarer personnel ». Une fois le personnel indiqué comme déclaré changer de nouveau l’état en sélectionnant « Déclaré », la ligne passe alors en jaune.

  Information

  Si vous changer l’état en « Déclaré » les agents seront automatiquement indiqués comme déclaré.

  Astuce

  Si un point d’exclamation apparait devant le ratio des validations, cela signifie qu’au moins un agent n’est pas déclaré à l’URSSAF.

• Envoyer les consignes :

  renseignez les consignes particulières dans l’interface de modification du DPS accessible en cliquant sur l’icône « modifier », sélectionnez le chef de dispositif puis cliquez sur envoyer les consignes. La ligne devient automatiquement bleue.

• Téléchargez le dossier DPS

  >depuis le tableau des DPS à venir, imprimez-le et réalisez toute la préparation logistique du DPS. Une fois cela fait, sélectionnez l’état « Logistique » dans la liste des états. La ligne du DPS passe alors en vert.

• 4) Suivi des facturations

Une fois la date du DPS passé, celui-ci sera accessible dans « Suivi des facturations »



Si vous disposez du système de génération de devis et de factures intégré à la plateforme lisez-ceci . Une fois la facture faite et transmise au client, entrez le numéro de facture dans la colonne « Numéro comptable » puis cliquez sur « Envoyer ». La ligne passe alors en bleu.

Information

Lorsque vous aurez reçu le règlement de la part de l’organisateur, entrez la référence dans la colonne « Référence de règlement » et cliquez sur « Payé » la ligne passe en vert. Au prochain rechargement de la page, elle ne sera plus visible.

Attention

Si vous n'avez pas le systeme de création de devis et de facture, lorsque vous cliquez sur Envoyer, la plateforme créera automatiquement une facture de numéro et de montant égales aux champs numéro comptable et montant.

• 5) Gestion des paies des agents

Le suivi des paies permet aux gestionnaires d'indiquer le volume horaire et le taux horaire correspondant au DPS réalisé par le/les secouristes. Chaque ligne correspond à une disponibilité validée.






Plus d'information sont disponible ici

Astuce

Les couleurs vous permettent de facilement identifier les chefs de dispositif, les médecins et les infirmiers.

Information

Le trésorier n'aura accès qu'aux lignes ayant été indiquées comme traitées par les gestionnaires.

Générer une convention DPS

Les conventions DPS sont accessibles depuis la page « DPS en attente de validation » et « DPS à venir ». La colonne correspondante étant cachée par défaut vous devez la rendre visible depuis le paramétrage des colonnes du tableau. Pour télécharger une convention, cliquez sur l'icone dans la colonne « Convention » à la ligne correspondante.

Ajouter un véhicule ou un lot sur un DPS

Pour affecter un véhicule ou un lot sur un DPS vous devez vous rendre sur la page de modification du DPS. Dans la colonne de droite de la page de modification apparaissent les section « Affecter véhicule » et « Affecter lot ».

Depuis celles-ci vous pouvez sélectionner dans la liste déroulante les véhicules (ou les lots) et les affecter sur le DPS. Pour voir et supprimer les véhicules et les lots engagés sur le DPS, utilisez la section « Supprimer véhicule » et « Supprimer lot ».

Suivi des facturations

Sur ce tableau apparaîtront tous les DPS passés dont l'état n'a pas été indiqué comme payée. Les DPS indiqués comme payés sont accessibles via le suivi des facturations dans la partie Trésorier.

Astuce

Lorsque vous cliquez sur le bouton payée, la ligne correspondante devient de couleur verte. Elle sera visible jusqu'au rechargement de la page.

Désignation d’un chef de dispositif

Pour affecter un chef de dispositif sur un DPS vous devez vous rendre sur la page de modification du DPS. Dans la section « Informations complémentaires » une liste déroulante intitulée « Chef de dispositif » vous proposera le nom du chef de dispositif parmi les adhérents convoqués sur le DPS. Sélectionnez l’agent voulu et cliquez sur « Modifier » pour que cela soit pris en compte.

Gestion des paies

Le suivi des paies permet aux gestionnaires d'indiquer le volume horaire et le taux horaire correspondant au DPS réalisé par le/les secouristes(s). Chaque ligne correspond à une disponibilité validée.

Information

Le trésorier n'aura accès qu'aux lignes ayant été indiquées comme traitées par les gestionnaires.

Astuce

Il vous est possible de reporter la date de paie d'un agent en indiquant dans la case appropriée le mois et l'année du report sous le format MM/AAAA

Information

Les compétences particulières (médecin, infirmier, ou chef de dispositif désigné) sont rappelées par un jeu de couleur dans la colonne « Identité »