Questions fréquentesMise à jour le 12/06/2020

Problèmes de connexion adhérent

Vous êtes confronté à un adhérent n'arrivant pas à se connecter à la plateforme, cela peut être dû à plusieurs raisons :

L'adhérent n'a pas de compte

Pour vérifier la présence d'un compte, rendez-vous dans Administration puis Modifier adhérent et recherchez l'adhérent par son nom et son prénom. S'il n'apparaît pas dans la liste, vous devez lui créer un compte.

Mauvais identifiant ou mot de passe

Si le compte existe mais que l'adhérent ne parvient pas à se connecter, vous pouvez lui renvoyer son mot de passe manuellement. Pour cela rendez-vous dans Administration puis Modifier adhérent. Une fois la fiche de l'adhérent chargée, cliquez sur Renvoyer mot de passe.

L'adhérent peut lui-même réaliser la procédure de renvoi de mot de passe en cliquant sur Mot de passe oublié sur le formulaire de connexion :

L'adhérent n'a pas renseigné ses informations

Un nouvel adhérent doit réaliser plusieurs étapes avant d'avoir un accès complet à la plateforme : il doit avoir validé son mail et renseigné ses informations personnelles.

Assurez-vous donc que l'adhérent a correctement rempli les informations nécessaires pour accéder à son espace personnel. Pour vérifier les champs rendez-vous dans Administration puis Modifier adhérent.

Le compte de l'adhérent n'est pas validé

Afin de vous permettre de vérifier si l'adhérent a bien cotisé cette année et pour avoir un meilleur contrôle des comptes, la validation manuelle d'un nouveau compte est nécessaire. Assurez-vous que le compte soit validé par un administrateur. Pour cela rendez-vous dans Administration puis Validation des comptes. Si l'adhérent apparaît en jaune il ne pourra pas accéder à son compte, vous devez alors le valider.

Problème d'inscription d'un civil à une formation

Si vous recevez un appel d'un stagiaire ne parvenant pas à s'inscrire à une formation publique sur la plateforme, les points de vigilances sont :

Vérifiez que le stagiaire n'est pas déjà inscrit et validé sur une formation

Pour éviter les trop nombreux duplicatas d'inscription des débuts, désormais, si un civil se réinscrit à une formation du même type il est automatiquement désinscrit de la précédente sauf s'il est déjà validé, dans ce cas le formulaire renverra systématiquement un échec de l'opération.

Le stagiaire n'a pas reçu le mail de confirmation

Si le stagiaire est bien inscrit mais n'a pas reçu de confirmation, vérifiez que son adresse mail est correcte en cliquant sur son nom dans la liste des stagiaires de la formation. Si besoin modifiez-la pour qu'il puisse recevoir les futurs mails. Mais notez que vous ne pouvez pas renvoyer les mails non reçus.

Si son adresse est correcte, demandez-lui de vérifier dans le dossier spam de son client mail.

Vérifiez avec le stagiaire s'il complète bien le formulaire

Demandez au stagiaire de bien vérifier les informations saisies et de remplir chaque champ. Malgré les vérifications automatiques, selon la version du navigateur du stagiaire, il se peut qu'il arrive à passer à la page suivante en ayant oublié un champ obligatoire.

Je constate un grand nombre de fiches clients en doublons

La plateforme est faite pour que les gestionnaires aient le moins d’informations à renseigner. Les fiches clients sont donc automatiquement créer lors d’une demande de DPS ou de formation, les demandeurs reçoivent alors leurs numéro client attribué par mail. Vos clients et vos responsable locaux, s’ils ne renseignent pas leurs numéro client précédemment reçu leurs de la première demande, peuvent engendrer la création d’une deuxième fiche client pour une même entité.

Contre cela nous avons développé un système intelligent permettant le rapprochement et la fusion automatique de fiche client lors de la création de celles-ci. Néanmoins si la raison sociale ou le numéro de Siret n’est pas écrit de la même façon, le système sera trompé. Nous avons mis en place un outil d’analyse et de détection des doublons de fiches clients. Vous permettant ensuite de procédé à une fusion manuelle.

Liste des fiches clients

Pour y accéder, allez dans « Administration » -> « Outil de fusion fiche client »

Sur cette page vous retrouverez la liste de toutes vos fiches clients. 3 couleurs vous permettent d’identifier :

• Doublons certains : Il s’agit de clients dons les noms de leurs raisons sociales sont identities. Ex : « Mairie de Toulon » et « Mairie de Toulon »
• Doublons Probables : Il s’agit de clients dons les noms de leurs raisons sociales comporte le même groupe de mot. Ex : « Mairie de Toulon » et « Mairie de Toulon Ouest »

Cliquez sur le bouton « interface de fusion » pour continuer

Transfert des évenements d'une fiche client à une autre

Si le stagiaire est bien inscrit mais n'a pas reçu de confirmation, vérifiez que son adresse mail est correcte en cliquant sur son nom dans la liste des stagiaires de la formation. Si besoin modifiez-la pour qu'il puisse recevoir les futurs mails. Mais notez que vous ne pouvez pas renvoyer les mails non reçus.

Pour cela :

• Mettez-vous à la ligner qui vous semble être un doublon
• Sur cette ligne, à la case « Numéro client cible », sélectionner dans la liste le numéro du client vers lequel les fiches seront rattachés
• Cliquez sur fusionner
• Les évènements ont étés transférer vers le numéro clients cible, vous pouvez maintenant supprimer la fiche client avec le numéro client initiale depuis la page « modifier fiche client » accessible depuis ce même tableau