Mise en placeMise à jour le 03/02/2026

Menu de paramétrages

Le menu de paramétrage est la zone depuis laquelle vous allez pouvoir adapter la plateforme. Commençons par nous y rendre. Munissez-vous de vos identifiants, connectez-vous, choisissez une perspective de gestionnaire puis cliquez sur la section Paramétrages.

Informations Union-Départementale

Pour utiliser la plateforme Unions-Pompiers, vous devez impérativement renseigner toutes les informations demandées dans la section Informations union.

Vérifiez vos informations personnelles

Votre propre compte administrateur a probablement été pré-configuré. Il est donc essentiel de vérifier et compléter vos informations personnelles. Rendez-vous dans Compte > Mes informations.

Assurez-vous en particulier que votre adresse email est correcte. Elle sera utilisée comme adresse d'expédition pour de nombreux mails automatiques que vous déclencherez depuis la plateforme (par exemple, lors de la validation d'un stagiaire).

Préférences de l'union

La page Paramétrages > Préférences union est un panneau de contrôle central qui vous permet d'ajuster le comportement global de la plateforme pour qu'il corresponde aux spécificités de votre département. Voici un aperçu des principales options que vous pouvez y configurer :

Options pour les formations

• Dépassement de capacité par défaut : Permet d'autoriser systématiquement la surinscription à toutes les nouvelles formations.
• Certification Qualiopi : Active l'affichage du logo Qualiopi sur votre page d'accueil.
• Nombre minimum de stagiaires : Définit le nombre minimal de participants requis pour les demandes de formation effectuées par des entreprises.
• Moyens de paiement : Vous pouvez activer ou désactiver les différents moyens de paiement proposés aux stagiaires (chèque, virement, carte bancaire, pass régional).

Options pour les DPS

• Activer les demandes de DPS : Permet d'afficher ou de masquer le formulaire de demande de devis pour les DPS sur votre page d'accueil.
• Postuler sur les DPS non validés : Autorise les secouristes à postuler sur des DPS dès qu'une demande de devis est effectuée, avant même sa validation par un administrateur.

Autres options

• Affichage du RIB sur les devis : Permet d'inclure automatiquement vos coordonnées bancaires sur les devis générés.

Mails

La plateforme utilise les mails pour communiquer avec les adhérents. La plupart d'entre eux sont personnalisables. Nous vous invitions à les personnaliser dès la mise en place du service. Pour ce faire, rendez-vous sur Personnalisation des mails. La procédure de personnalisation est rigoureuse, merci de bien suivre les instructions ci-dessous.

Fonctionnement

Sur la gauche de chaque mail, vous trouverez la liste des jetons disponibles concernant ce dernier. Ces jetons seront remplacés par une valeur qui dépendra du contexte. Veillez à bien respecter la syntaxe, si vous faites une faute d'orthographe dans les jetons, ils ne seront pas remplacés lors de l'envoi du mail. Une fois l'édition terminée, cliquez sur Mettre à jour dans le cadre correspondant. Chaque mail doit être mis à jour individuellement.
Certains mails offrent la possibilité de choisir une adresse mail qui sera systématiquement mise en copie lors de l'envoi.

Personnaliser les formations

La liste des formations dispensées, leurs tarifs et leur description sont eux aussi à personnaliser. Cliquez simplement sur Modifier informations formations pour les afficher. Pour éditer une formation, cliquez sur son nom dans le sommaire, modifiez les informations dans l'encart correspondant, puis cliquez sur Modifier.

Ces tarifs et descriptions seront utilisés dans la partie permettant aux stagiaires de s'inscrire aux formations ouvertes au public. Les tarifs indiqués seront repris dans les mails automatiques et dans le système de paiement par carte bancaire.

Personnaliser les dossiers de formation

La plateforme vous permet de personnaliser le contenu des dossiers de formation (les documents qui sont inclus dans le fichier .zip téléchargé par le formateur). Vous pouvez ajouter des documents spécifiques à votre département ou en supprimer

Accès à la page de personnalisation

Pour accéder à cette fonctionnalité, rendez-vous dans Paramétrages > Personnalisation des dossiers formation.

Fonctionnement

La page présente la liste de tous les types de formation. Pour chaque type, vous pouvez voir la liste des documents qui composent le dossier. Il existe deux types de documents :

• Documents communs : Fournis par défaut par la plateforme, ils sont partagés entre toutes les unions départementales.
• Documents personnalisés : Ce sont les documents que vous avez vous-même ajoutés.

Actions possibles

• Ajouter un document : Vous pouvez ajouter un document existant (commun ou déjà personnalisé) ou en téléverser un nouveau (Word, PDF, PowerPoint). Lors de l'ajout d'un nouveau document, vous pouvez choisir s'il faut générer un seul fichier pour tout le dossier (option "Un seul fichier par dossier"), ou un fichier par stagiaire (option "Autant de fichiers que de stagiaires"), par exemple pour une attestation nominative.
• Supprimer un document : Vous pouvez retirer un document d'un dossier de formation. Si vous retirez un document commun, la modification ne s'appliquera qu'à votre département.
• Réinitialiser le contenu : Cette action supprime toutes vos personnalisations pour un type de formation et restaure la liste de documents par défaut.

Personnaliser les trames de vos documents

Certains documents de la plateforme sont générés automatiquement. C'est le cas des diplômes, des attestations ou des conventions par exemple. De la même manière que les mails personnalisables, le contenu de ces documents va varier en fonction du contexte. Pour ce faire, nous utilisons là encore un système de champs.

Présentation des cadres

Les cadres se composent de plusieurs éléments:

• Le tableau des champs permet d'avoir la liste des champs disponibles pour le remplacement
• Le badge indicateur permet de savoir si ce sera la trame commune à toutes les unions ou votre trame personnalisée qui sera utilisée lors de la génération du document
• Le sélecteur de fichier permet de soumettre une nouvelle trame personnalisée
• Les boutons:
  • Le bouton Modifier est en lien avec le sélecteur de fichier. Une fois une nouvelle trame sélectionnée, cliquez sur Modifier pour que le changement soit effectif
  • Le bouton Tester vous génère un document factice avec des valeurs prédéfinies pour que vous puissiez vérifier que vos champs se remplacent bien
  • Le bouton Réinitialiser rétablit le modèle commun
  • Le bouton télécharge la trame vierge actuellement utilisée

Modifier une trame

Etape 1: téléchargez la trame que vous souhaitez personnaliser

Pour télécharger une trame cliquez simplement sur le bouton avec l'icône .

Etape 2: ouvrez la trame avec Microsoft Word

Etape 3: modifiez les images

Sur les modèles communs vous rencontrez parfois des images grises, ces images sont remplacées automatiquement par le logo de l'union par exemple. Néanmoins lorsque vous soumettez des trames personnalisées, les remplacements automatiques ne sont plus effectués. Par conséquent, vous devez remplacer manuellement les images grises par les vôtres.

Avant:

Après:

Etape 4: modifiez le texte

Vous pouvez désormais modifier le texte ou la mise en page. Faites néanmoins très attention: évitez au maximum de toucher aux champs. En effet vous risqueriez de les casser, et ils ne seront alors plus remplacés lors des tests.

Résolution des problèmes

Si vous constatez qu'un des champs n'est plus remplacé lors des tests, procédez aux vérifications suivantes:

Vérifiez l'orthographe

La première chose que vous devez vérifier c'est l'orthographe. Si une seule lettre diffère le champ ne sera pas remplacé. Veillez aussi à respecter la casse (majuscule/minuscule).

Supprimez la mise en forme

Réécrire le champ

Personnaliser les images et documents publics

Si vous avez changé de logo, de signature ou de cachet de l'UD vous pouvez les changer en accédant à la page paramétrage->modifier les images et documents.

Modifier un document ou une image

Les images suivantes peuvent être modifiées:

• Logo Logo en haute définition
• Logo carré L'image doit impérativement être carré.
• Tampon Il s'agit du cachet de l'UDSP
• Signature PUD Il s'agit de la signature du (de la) président(e)

Les documents suivants peuvent être remplacés :

• Tarifs Il s'agit du document PDF téléchargeable depuis la page d'inscription tout public
• Document liaison inscription public Il s'agit de la fiche de liaison qui est transmise au stagiaire s'inscrivant sur une formation tout public
• Conditions générales de vente Il s'agit de vos conditions générales de vente téléchargeable par les stagiaires depuis la page d'inscription formation
• Règlement Intérieur de formation Il s'agit de votre règlement intérieur de formation téléchargeable par les stagiaires depuis la page d'inscription formation
• Fiche prise de compte stagiaire handicapé dans formulaire de demande entreprise Il s'agit de votre règlement intérieur de formation téléchargeable par les entreprises depuis la page de demande de formation
• Document Unique d'Evaluation des Risques Professionnels (DUERP) Il s'agit de votre DUERP
• Document sur la Régulation des Données Personnelles (RGPD) Il s'agit de votre document RGPD téléchargeable par les stagiaires depuis la page d'inscription formation

Mode opératoire :

A la ligne correspondant au document ou à la photo à modifier cliquez sur parcourir puis sélectionner l'image au format .png s'il s'agit d'une image ou d'un document en format .pdf. Cliquez ensuite sur le bouton d'envoi.

Taux horaire

Les taux horaires permettent de calculer la masse salariale en fonction du nombre d'heures travaillées de chaque adhérent sur le mois. Il est donc primordial de renseigner tous les taux applicables. Vous devez cliquer sur Ajouter taux horaire pour faire apparaître le formulaire d'ajout de taux. De manière analogue, le menu Modifier taux horaire permet de modifier les taux.

Créer un produit comptable

Si votre Union dispose du système de génération de facture et de devis intégré à la plateforme, il vous faudra créer les éléments comptables que vous souhaitez facturer. Ces éléments seront accessibles dans l'interface vous permettant de créer un devis ou une facture.

Vérifier les cotisations des adhérents

Chaque année vous être confronté au même problème: vérifier les cotisations des adhérents. Nous avons mis un système en place quasi automatique qui vous permet de réaliser cette tâche facilement. Merci de respecter les étapes décrites ci-dessous pour réaliser l'opération:

Étape 1 : Réaliser l'extraction Yoonion

La première étape sera de réaliser l'extraction Yoonion des adhérents en règle.

Étape 2 : Chargez le fichier créé

Rendez-vous dans Administration puis Cotisations adhérents et chargez le fichier créé.

Étape 3 : Vérifiez les informations récupérées

Étape 3.1 : Tableau des cotisants présents dans le fichier

Le premier tableau énumère les adhérents présents dans le fichier:

• S'ils sont en vert, le système a réussi à lier de manière sûre l'adhérent du fichier avec un compte de la plateforme (nom, prénom et date de naissance).
• S'ils sont en jaune, le système a réussi à lier de manière partiel l'adhérent du fichier avec un compte de la plateforme (nom et prénom). Cela vient généralement du fait que les comptes correspondants n'ont pas encore la date de naissance renseignée.
• S'ils sont en orange, le système n'a pas réussi à lier l'adhérent du fichier avec un compte de la plateforme. Soit le nom et le prénom sont orthographiés différemment, soit l'adhérent n'existait pas l'an dernier, il faut donc créer son compte.

Étape 3.2 : Tableau adhérents validés sur la plateforme mais absent du fichier

Le second tableau énumère les adhérents absents du fichier mais ayant un compte actif sur la plateforme. Ce sont les comptes à désactiver.

Étape 4 : Actionnez les boutons

Une fois toutes les vérifications faites vous pouvez actionner les boutons:

• Créer les comptes inexistants créera automatiquement les comptes oranges du premier tableau avec 12345 comme mot de passe.
• Désactiver les comptes des non cotisants désactivera automatiquement tous les comptes présents dans le second tableau. Un mail d'avertissement sera envoyé à chacun d'eux pour les prévenir.

Modifier les adhérents

Dans la section Administration, cette page vous permettra :

• Vérifier que l'adhérent dispose bien d'un compte
• Modifier les compétences et les droits d'accès aux différentes parties de la plateforme
• Renvoyer manuellement leur mot de passe
• Accéder au système de gestion des EPI
• Accéder à l'historique des missions

Il est important de définir les compétences des adhérents. Les adhérents n'ont aucun droit par défaut, c'est à vous de leur donner accès aux fonctionnalités. Cliquez sur Modifier adhérent va vous rediriger vers une nouvelle page. Sur cette page, sélectionnez l'adhérent dans la liste et cliquez sur Afficher. Une fois les compétences sélectionnées, cliquez sur Mise à jour.

Système de notifications

Pour vous tenir informé des informations importantes, la plateforme dispose d'un système de notification à trois niveaux : par e-mail, via des notifications push sur l'application mobile, et directement sur le site web.

Canaux de notification

• Notifications Web : Elles apparaissent sous forme de liste en cliquant sur la cloche.
• Notifications Mobiles : Si vous avez souscrit à l'option mobile vous recevrez des notifications push sur votre téléphone.
• Notifications par E-mail : Des e-mails sont à l'adresse email configurée dans « Mon compte / Mes informations ».

Personnalisation des notifications

Chaque utilisateur peut personnaliser ses préférences de notification. Rendez-vous dans la section « Mon compte / Mes informations » pour choisir les types de notifications que vous souhaitez recevoir pour chaque catégorie d'événement et pour chaque canal.

Notifications pour les adhérents

Les adhérents peuvent choisir d'être notifiés pour les événements suivants :

• Notifications générales : Annonces importantes de l'UDSP.
• Création de DPS / formation : Alerte lorsqu'un nouveau DPS ou une nouvelle formation est ouvert(e) aux inscriptions.
• Relance pour DPS / formation : Rappel pour s'inscrire à un DPS ou une formation manquant de personnel.
• Convocation à un DPS / une formation : Confirmation de votre participation.
• Consignes pour un DPS / une formation : Envoi des informations logistiques avant l'événement.

Notifications pour les administrateurs

En plus des notifications pour adhérents, les administrateurs (gestionnaires) peuvent activer des alertes spécifiques à leurs fonctions pour un suivi en temps réel de l'activité de la plateforme :

• Réception d'un dossier de formation : Alerte lorsqu'un formateur a téléversé les documents de fin de stage via l'application mobile ou la plateforme.
• Inscription d'un secouriste ou formateur : Notification lorsqu'un adhérent postule un DPS ou une formation.
• Inscription d'un stagiaire : Alerte pour une nouvelle inscription sur une session de formation.
• Inscription en liste d'attente : Notification lorsqu'un stagiaire s'inscrit sur une liste d'attente.
• Nouvelle demande de DPS / formation : Alerte lorsqu'un client externe soumet une demande de devis.

Vérifier la santé du système

Une fois que vous avez complété les étapes de configuration précédentes, il est fortement recommandé de faire un bilan de santé de votre plateforme. Cet outil de diagnostic automatique vous permet de vérifier en un coup d'œil que tous les paramètres essentiels sont correctement configurés.

Accès et interprétation

Pour lancer le diagnostic, rendez-vous sur la page Administration > Santé du système. La page va analyser de nombreux points de configuration et vous présenter un rapport avec des codes couleur :

• OK : Le paramètre est correctement configuré.
• Attention : Le paramètre n'est pas bloquant, mais mérite votre attention (ex: un seul trésorier recommandé).
• À corriger : Une erreur de configuration qui peut entraîner des dysfonctionnements (ex: un document obligatoire manquant).
• Critique! : Une erreur grave qui entrave une fonctionnalité majeure de la plateforme (ex: un email de service non valide). Ces erreurs doivent être corrigées immédiatement.

Principaux points de contrôle

L'outil vérifie notamment :

• Les informations de l'union : présence du nom, du président, du SIRET, des agréments, etc.
• La validité des adresses email des différents services (général, formation, DPS).
• La présence des images et documents clés (logos, signature, CGV, etc.).
• La cohérence des mails personnalisables et de leurs champs de remplacement (tokens).
• La structure des dossiers internes nécessaires au bon fonctionnement de la plateforme.

Pour chaque erreur détectée, un bouton "Modifier" ou "Corriger" vous redirigera directement vers la page concernée pour faciliter la résolution.