Devis & facture (option)Mise à jour le 03/02/2026
Module supplémentaire facultatif permettant de générer des factures et des devis directement via la plateforme.
Information
Réforme de la Facturation Électronique 2026 :
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France devront être capables de recevoir des factures au format électronique. L'obligation d'émettre des factures électroniques deviendra également progressive entre 2026 et 2027. Cette réforme impose que les échanges de factures entre professionnels (B2B) se fassent exclusivement via des plateformes certifiées par l'État, dans des formats structurés comme Factur-X.
Positionnement d'Unions-Pompiers :
Les factures générées par le module de comptabilité sont déjà conformes aux exigences actuelles de la TVA. Pour anticiper la réforme, Unions-Pompiers évoluera pour devenir une Solution Compatible (SC) (anciennement Opérateur de Dématérialisation - OD). La plateforme ne sera pas une "Plateforme Agréée" (PA) (anciennement appelée Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)). Concrètement, cela signifie que les factures seront bien générées au format Factur-X avant l'échéance de septembre 2026, vous garantissant une transition en douceur.
Créer un document lié à un événement
Ce module vous permet de générer un devis ou une facture à n'importe quel moment du cycle de vie d'un événement (avant ou après). En règle générale, le flux de travail recommandé est de générer un devis depuis la page de validation de l'événement (avant que celui-ci n'ait lieu), puis de générer la facture correspondante depuis les pages de suivi (une fois l'événement terminé). Pour faciliter cette opération, plusieurs points d'accès sont disponibles :
Depuis la page de validation des formations et DPS (devis)
Astuce
Le champ numéro comptable est automatiquement rempli lorsque le devis est édité. Vérifiez que le numéro comptable indiqué est le bon avant de cliquer sur « Devis envoyé ».
Depuis la page de modification de l'événement (devis et facture)
La liste des factures et des avoirs liés à une formation ou un DPS est accessible depuis la page de modification de celui-ci.
Depuis le suivi des facturations (facture)
Astuce
Le champ numéro comptable est automatiquement rempli lorsque la facture est éditée. Vérifiez que le numéro comptable indiqué est le bon avant de cliquer sur « Facture envoyée ».
Attention
Si un point d'exclamation apparaît au niveau du numéro comptable, cela signifie que le système a détecté une discordance entre le numéro comptable de la facture et celui indiqué dans l'événement. Cela vient généralement du fait que le numéro indiqué correspond à une facture annulée, ou que le numéro comptable ne correspond à aucun devis généré par la plateforme.
Depuis les formations à clôturer
Créer un document libre
Il est possible de créer une facture ou un devis sans le lier à un événement, par exemple dans le cas d'une vente boutique, une location de véhicule, etc.
Pour cela, rendez-vous dans Administration > Comptabilité. Dans le formulaire, choisissez le type de document (facture ou devis) et le service (l'intitulé de la facture : DPS/Formation ou Boutique/Secrétariat).
Attention
Les factures et devis libres doivent être utilisés de manière exceptionnelle s'il s'agit de DPS ou de formation, l'usage normal étant la création via la page de l'événement ou les pages de suivi de l'événement.
Créer une facture pour un stagiaire
Régulièrement, vous aurez besoin de créer une facture pour un stagiaire de formation. Pour éviter de générer une facture libre, vous pouvez vous rendre sur la page de validation des stagiaires et cliquer sur le bouton de génération de facture.
Astuce
Afin de vous faire gagner du temps, si le stagiaire a indiqué qu'il est en service civique ou que sa formation est payée par son entreprise, les informations de facturation reprendront par défaut les données de l'organisme référent. Si nécessaire, associez un autre numéro de fiche client correspondant à l'entité à facturer.
Facturer un tiers payeur (ex: OPCO)
Il est possible que vous soyez confronté à la nécessité de devoir réaliser une facture qui sera payée par un tiers (par exemple, le cas d'un OPCO pour une entreprise). Pour faire apparaître le tiers payeur en plus de votre client sur la facture il vous faudra sélectionner le numéro client du tiers payeur dans la liste. Les informations du client sélectionné seront alors intégrées dans la facture en tant que tiers payeur.
Annuler une facture (générer un avoir)
L'erreur est humaine, vous pouvez à tout moment annuler une facture en générant l'avoir correspondant. Pour cela, rendez-vous sur la page Administration > Comptabilité, dans la section Rechercher facture et devis. Ensuite, il vous suffit de cliquer sur Annuler la facture. La plateforme ne permet pas la génération d'avoirs partiels.
L'avoir généré sert de trace comptable pour justifier l'annulation de la facture. Attention : la plateforme ne permet pas d'appliquer cet avoir pour réduire le montant d'une future facture. Sa fonction est purement de constater l'annulation.
Danger
L'annulation de la facture est définitive et irrémédiable. Cela ne supprimera pas la facture conformément à la réglementation.
Factures, devis et avoirs réalisés
La page Administration > Devis et factures vous permet de rechercher et de visualiser l'historique de tous les documents comptables (factures et devis) générés via ce module. Vous pouvez filtrer les résultats par période en renseignant l'année et le mois dans la section Rechercher facture et devis.
La page Trésorier > Gestion des factures permet également au trésorier de consulter la liste des documents générés, plus de détail ici.
Factures acquittées et acomptes
Il est possible de créer des factures acquittées directement depuis le formulaire de génération de facture. Il vous suffit de cocher la case Facture acquittée et de renseigner le mode de paiement, la date ainsi que la référence.
Concernant la création de devis avec acompte : si vous indiquez un montant supérieur à 0, cela indiquera la présence d'un acompte. Le suivi du paiement des acomptes peut se faire depuis le compte du trésorier dans Gestion des factures ou celui du gestionnaire depuis Formation (ou DPS) en attente de validation.
